CERVESIA

Atualmente sofremos com a "falta de tempo" e acreditamos que a tecnologia (Internet, computadores pessoais, eletrodomésticos etc.) tornarão a nossa vida melhor e mais produtiva.

Isso não corresponde à realidade, já que muitas vezes nos tornamos escravos da tecnologia. As informações a seguir ajudam a reduzir o desperdício de tempo. 

Princípios básicos

Podemos dividir a racionalização do tempo em quatro princípios básicos:

1. Princípio do objetivo: priorizar as atividades a serem feitas e separar determinado tempo para realizá-las.

2. Princípio da concentração: centralizar as suas forças no que está realizando no momento, não se distraindo com outras preocupações.

3. Princípio da proteção: assegurar que o tempo determinado para executar a tarefa não será interrompido.

4. Princípio do controle: não ultrapassar muito o tempo pré-determinado para realizar essa tarefa.

Interferências externas e internas que prejudicam o processo

• · Muita desorganização (mesa cheia, objetos guardados em locais inadequados etc.)
• · Indecisão e não finalização de tarefas começadas.
• · Sociabilidade excessiva e inabilidade em dizer não.
• · Mau uso do telefone.
• · Mau uso das reuniões. Encontros tornam-se improdutivos e desgastantes.
• · Alteração constante de ordens - em caso de chefia - ou prioridades estabelecidas.
• · Sobrecarga de trabalho.

Dicas para "economizar tempo"

• · Manter uma lista - ou agenda - priorizando as tarefas diárias. Ela deve conter dados sobre pessoas que deverão ser procuradas durante o dia.
• · Definir objetivos e resultados do dia.
• · Procurar cumprir as prioridades estabelecidas.
• · Realizar tarefas, se possível, em ordem decrescente de importância.
• · Procurar fazer as coisas uma vez só.

Principais benefícios

• · O trabalho fica mais rentável.
• · Os profissionais trabalham com mais disposição.
• · O resultado final do trabalho é muito melhor.

Uso do tempo - lista de verificação

Alguns fatores, como os listados abaixo, atuam como "devoradores de tempo":

• · Objetivos indefinidos
• · Informações inadequadas a respeito do que deve ser feito                           
• · Adiamento de decisões                                                                               
• · Procrastinação                                                                                                        
• · Não lhe informarem se você fez ou não a coisa certa                                    
• · Trabalho de rotina                                                                                       
• · Excesso de leitura                                                                                       
• · Interrupções                                                                                                
• · O telefone                                                                                                   
• · Não planejar o uso do tempo                                                                       
• · Reuniões                                                                                                    
• · Incompetência do pessoal com quem trabalha                                                         
• · Não delegar                                                                                                
• · Falta de autodisciplina                                                                                 
• · Visitas                                                                                                                    
• · Treinamento de equipe nova                                                                        
• · Não estabelecer prioridades                                                                        
• · Não dispor de quem o ajude                                                                        
• · Correspondência sem importância (publicidade etc.)
• · Ocupar-se de coisas externas (sem ligação com o trabalho)                         
• · Arquivo mal organizado                                                                               
• · Cansaço                                                                                                     
• · Responder questionários                                                                             
• · Formalidades sociais                                                                                  
• · Falta de concentração                                                                                             
• · Intervalos (para cafezinho e outros)                                                              
• · Informações ininteligíveis                                                                             
• · Não ter quem o (a) secretarie                                                                       
• · Burocracia                                                                                                  
• · Excesso de dedicação a projetos de sua preferência                                               
• · Tentar fazer muitas coisas ao mesmo tempo                                                
• · Perda de controle (por supervisionar funcionários demais)                            
• · Desrespeito à sua autoridade (ignorarem-lhe as decisões)                            
• · Não conseguir dizer não                                                                              
• · Falta de ânimo                                                                                                        
• · Erros                                                                                                          
• · Superestimar-se (achando que pode fazer mais do que é possível)                                       
• · Problemas dos empregados                                                                        
• · Não conseguir escutar os outros ou não ser escutado por eles                     
• · Atender assuntos urgentes, preterindo os importantes
• · Responsabilidades confusas                                                                       
• · Falta de motivação da equipe                                                                                  
• · Falta de coordenação                                                                                             
• · Ficar à espera de decisões                                                                          
• · Deficiência no acompanhamento e revisão de tarefas                                   
• · Ocupar-se mais dos problemas que das oportunidades                                
• · Outros                                                                                                        

Muitas vezes, pequenas ações corretivas no nosso dia-a-dia são suficientes para aproveitarmos melhor o tempo na nossa vida profissional e pessoal.

Fonte: Matthias Rembert Reinold
Especialista em gestão pela qualidade total (T.Q.C.)