Como administrar o estoque com qualidade

Ao longo dos últimos anos temos observado que os níveis de estoque das empresas tem baixado vertiginosamente, muitas delas trabalhando no regime “just in time” (cujo objetivo é o de fornecer exatamente as peças necessárias, nas quantidades necessárias, no tempo necessário). Isso obriga as empresas a investir em tecnologias e procedimentos que assegurem a correta administração dos estoques.

A importância da logística para o estoque

Sem uma “aliança logística” entre as empresas, fica difícil manter o estoque baixo. Um exemplo de aliança é dos operadores logísticos que coletam produtos dos fornecedores. Isso possibilita aos clientes aproveitar o retorno do mercado transportando paletes e contenedores vazios.

Outros benefícios similares podem ser obtidos ligando os Centros de Distribuição (CD) com os fabricantes, de modo que os veículos que trabalham em um CD podem, após fazer as entregas de um grupo de produtos, coletar um outro grupo de produtos do CD para entregas regionais ou locais que são “pontos de trânsito”, para não voltarem vazios. Uma importante empresa de varejo, trabalhando dessa forma, aumentou a utilização dos veículos de 70% para 80%, com um efeito bastante significativo na lucratividade.

A seleção dos materiais das embalagens e seu projeto sofrem cada vez maiores pressões dos órgãos ambientais e também da legislação. As iniciativas dentro da logística incluem o maior uso de contenedores de trânsito modulares e retornáveis para movimentar produtos do ponto de produção até o cliente. As economias de custo através da introdução dos contenedores modulares e as receitas a serem ganhas na coleta de materiais recicláveis (recuperação de materiais de embalagens recicláveis), contribuem diretamente para a lucratividade. Essa logística de abastecimento deve se valer da tecnologia da informação e de montadores de sistemas de transporte, armazenagem e movimentação de materiais, prestando uma valiosa contribuição aos custos do serviço ao cliente, gerando vantagem competitiva.

O estoque nas empresas

O nível de estoque de matérias-primas mantido pelas empresas é determinado por muitos fatores: greve (estabilidade social do país), qualidade dos produtos comprados, taxa de rejeição de lotes de matérias-primas, confiabilidade dos meios de transporte, distância entre fornecedor e comprador, falta de flexibilidade da empresa em mudar de um processo para outro, etc.

Não são apenas os fatores da qualidade na empresa e em seus fornecedores que determinam o nível de estoques, mas eles podem, quando bem geridos, promover a sua redução substancial.

Portanto, o caminho para a redução de estoques é o desenvolvimento dos fornecedores e a garantia da qualidade das matérias-primas. Em seguida são sugeridas algumas práticas a serem seguidas pelo comprador e pelo fornecedor e que propiciam a redução dos estoques. A redução dos estoques é um efeito de um bom gerenciamento:

1. O comprador e o fornecedor devem conduzir um bom programa de controle de qualidade e quantidade (programação e controle de produção)

2. O comprador não deve mudar seu programa de produção muito freqüentemente

3. As encomendas que o comprador faz ao fornecedor devem ser claras e concisas. Especificações, plantas e os materiais que o comprador dá ao fornecedor devem ser manuseados de tal maneira que não se deixe espaço para erros.

4. Depois que uma encomenda é recebida, o fornecedor deve realizá-la de imediato. Quanto menor o “lead time” (tempo entre o recebimento da encomenda e a sua entrega), melhor.

5. O fornecedor deve ter um sistema de controle da produção para mudanças na programação da produção.

Uma empresa não pode ser competitiva de forma isolada, uma vez que ela faz parte de uma cadeia de compradores/fornecedores que tem como objetivo satisfazer as necessidades do consumidor.

O consumidor, ao comprar um produto de uma empresa, está na verdade comprando de uma “cadeia de empresas”. É necessário que todas busquem a máxima taxa de valor agregado, repassando ganhos de custo e qualidade de tal forma a formar uma “cadeia competitiva”.

Dicas práticas para a administração do estoque

Os estoques devem ser arrumados como em um estacionamento, onde todos os carros são eficientemente estacionados, de modo que qualquer um deles possa ser movimentado quando necessário. Outro exemplo é a biblioteca, onde os livros são organizados para serem achados no mais curto espaço de tempo possível. A organização do estoque é relativamente simples, desde que as três regras a seguir sejam cumpridas:

1. Defina um lugar para cada objeto – O primeiro passo é definir um lugar para os objetos. Evidentemente, é preciso utilizar alguns critérios para essa definição, pois sem critérios e padrões as pessoas jamais lembrarão onde estão os objetos, e por isso levarão mais tempo para pegá-los e guardá-los. Contudo, as possibilidades são muitas, e para escolher a melhor será necessário um estudo.

2. Defina como guardar os objetos – A segunda regra é definir como guardar os objetos. Essa regra é vital para o arranjo funcional. Os objetos devem ser guardados em locais onde possam ser facilmente encontrados e à mão. É preciso estocar tendo-se em mente a facilidade de recuperação. Exemplo: o desenho do contorno da ferramenta no quadro de ferramentas e o uso de cores diferentes evitam confusões.

3. Obedeça às regras de arrumação – A terceira regra é obedecer às regras. Isso significa colocar as coisas em seu devido lugar. Parece simples, se realmente for feito. O sucesso da organização e da arrumação dependerá de sua disposição em praticar. Ao mesmo tempo, o gerenciamento de estoque é importante para evitar a falta de peças e produtos. Sempre que fizermos uma arrumação no estoque, devemos nos lembrar dos seguintes pontos:

a) Demarcação dos corredores e sinais indicando a localização dos objetos – devemos traçar linhas retas e ângulos retos na elaboração do layout, pois o espaço é utilizado de forma mais eficiente e todos os objetos são colocados na mesma posição; as linhas retas são mais seguras, os objetos podem ser movimentados de forma mais rápida e eficiente;

b) Suportes, estantes e carrinhos de transporte – suportes e estantes são importantes para a arrumação, mas seu excesso pode virar um obstáculo. Não se deve permitir um excesso de estantes e suportes, uma vez que podemos pensar que temos espaço para tudo. Não devemos guardar mais que o necessário. Os carrinhos de transporte são meios usados para o transporte de objetos de um lugar para outro. Os objetos pesados são transportados por empilhadeiras ou guindastes, mas se usarmos apenas esses equipamentos, muitos objetos acabarão sendo transportados por pessoas.

c) Máquinas operatrizes e outras ferramentas – é importante que sejam organizadas para facilitar o uso e o acesso.

d) Lâminas e moldes – esses itens devem ser arrumados de modo que não sofram choques, quebras, ferrugem e sujeira.

e) Materiais e itens inacabados – no caso de materiais inacabados devemos definir locais específicos e a quantidade que lá deve ficar. Qualquer número acima do definido é demais, e devem ser feitos outros arranjos no caso de haver excedentes. É interessante utilizar o princípio do FIFO (“first in, first out” – o primeiro a entrar é o primeiro a sair). Evitar espaços mortos onde os objetos possam ser empilhados. Materiais em trânsito não devem sofrer danos ou receber rótulos errados e não podem ficar sujos. Deve-se definir espaços e contenedores especiais para peças com defeito. É boa idéia definir código de cores (vermelho, por exemplo) para esses lugares e rotulá-los de forma clara, para que não haja mal-entendidos. E os contenedores devem ser pequenos, de modo a ficarem logo cheios e atrair a atenção.

f) Itens de reserva – Deve-se saber com exatidão a quantidade necessária e quando está na hora de fazer o pedido novamente. Prestar atenção à manutenção dos componentes, verificar choques ou arranhões, ferrugem ou sujeira. Por exemplo, circuitos impressos (eletrônicos) e afins devem ser acondicionados de forma a não esbarrarem uns nos outros e não acumularem pó e sujeira. Muitos necessitam ser estocados em local seco e refrigerado.

g) Óleos – os óleos precisam ser considerados com relação a incêndios, poluição e segurança. Evitar a contaminação dos óleos com matérias estranhas. Combine os tipos de óleos usados e reduza o número de tipos. Facilite a colocação de óleos nas máquinas, através de equipamentos adequados (como funis de bicos compridos etc).

h) Dispositivos de instrumentação e medição – Esses itens devem ser precisos, do contrário são inúteis. Deve-se garantir que não sejam danificados ou sujos. Se um instrumento de medição apresentar problemas, todo o processo estará com problemas. As vistorias e aferições devem ser freqüentes e isso deve ser registrado (rotulado).

i) Itens de grande porte – Deve-se definir espaço para estocagem e meio de transporte para cada item em si. Crie anteparos de segurança e ferramentas de limpeza para cada equipamento em especial.

j) Itens e bens fungíveis de pequeno porte – Como se trata de materiais do dia-a-dia, deve-se criar procedimentos simplificados de pedidos. As caixas de suprimentos, onde esses itens são estocados devem ser mantidas 80% cheias, com uma linha clara indicando onde parar, para que não caiam ou se percam. Colocar tampas nos contenedores. Certos itens devem ser fornecidos à linha de montagem em conjuntos, como molas, arruelas, gaxetas, pois algumas peças são difíceis de pegar e fáceis de sujar, deformar ou quebrar. Fornecer em conjunto também diminui a probabilidade de que se esqueça de alguma coisa.

l) Avisos e recursos visuais – O uso de avisos, cartazes ou sinais deve obedecer a algumas regras:

Não os coloque em qualquer lugar, defina lugares especiais e use-os sempre, não deixe de indicar o tempo que ficarão afixados. Nada deve ser afixado sem uma indicação de quando será retirado, retirar a fita adesiva da parede, sem danificá-la.

Os avisos, cartazes e sinais devem ser alinhados pelo topo, para que dêem a impressão de arrumação.

A administração do estoque trará mais resultados quando todos participarem e praticarem a engenhosidade em criar melhores meios de estocagem e controle.

Fonte: Matthias Rembert Reinold
Especialista em gestão pela qualidade total (T.Q.C.)