Aproveite melhor o seu tempo

Atualmente sofremos com a "falta de tempo" e acreditamos que a tecnologia (Internet, computadores pessoais, eletrodomésticos etc.) tornarão a nossa vida melhor e mais produtiva.

Isso não corresponde à realidade, já que muitas vezes nos tornamos escravos da tecnologia. As informações a seguir ajudam a reduzir o desperdício de tempo.

Princípios básicos

Podemos dividir a racionalização do tempo em quatro princípios básicos:

1. Princípio do objetivo: priorizar as atividades a serem feitas e separar determinado tempo para realizá-las.

2. Princípio da concentração: centralizar as suas forças no que está realizando no momento, não se distraindo com outras preocupações.

3. Princípio da proteção: assegurar que o tempo determinado para executar a tarefa não será interrompido.

4. Princípio do controle: não ultrapassar muito o tempo pré-determinado para realizar essa tarefa.

Interferências externas e internas que prejudicam o processo

  • · Muita desorganização (mesa cheia, objetos guardados em locais inadequados etc.)
  • · Indecisão e não finalização de tarefas começadas.
  • · Sociabilidade excessiva e inabilidade em dizer não.
  • · Mau uso do telefone.
  • · Mau uso das reuniões. Encontros tornam-se improdutivos e desgastantes.
  • · Alteração constante de ordens - em caso de chefia - ou prioridades estabelecidas.
  • · Sobrecarga de trabalho.

Dicas para "economizar tempo"

  • · Manter uma lista - ou agenda - priorizando as tarefas diárias. Ela deve conter dados sobre pessoas que deverão ser procuradas durante o dia.
  • · Definir objetivos e resultados do dia.
  • · Procurar cumprir as prioridades estabelecidas.
  • · Realizar tarefas, se possível, em ordem decrescente de importância.
  • · Procurar fazer as coisas uma vez só.

Principais benefícios

  • · O trabalho fica mais rentável.
  • · Os profissionais trabalham com mais disposição.
  • · O resultado final do trabalho é muito melhor.

Uso do tempo - lista de verificação

Alguns fatores, como os listados abaixo, atuam como "devoradores de tempo":

  • · Objetivos indefinidos
  • · Informações inadequadas a respeito do que deve ser feito
  • · Adiamento de decisões
  • · Procrastinação
  • · Não lhe informarem se você fez ou não a coisa certa
  • · Trabalho de rotina
  • · Excesso de leitura
  • · Interrupções
  • · O telefone
  • · Não planejar o uso do tempo
  • · Reuniões
  • · Incompetência do pessoal com quem trabalha
  • · Não delegar
  • · Falta de autodisciplina
  • · Visitas
  • · Treinamento de equipe nova
  • · Não estabelecer prioridades
  • · Não dispor de quem o ajude
  • · Correspondência sem importância (publicidade etc.)
  • · Ocupar-se de coisas externas (sem ligação com o trabalho)
  • · Arquivo mal organizado
  • · Cansaço
  • · Responder questionários
  • · Formalidades sociais
  • · Falta de concentração
  • · Intervalos (para cafezinho e outros)
  • · Informações ininteligíveis
  • · Não ter quem o (a) secretarie
  • · Burocracia
  • · Excesso de dedicação a projetos de sua preferência
  • · Tentar fazer muitas coisas ao mesmo tempo
  • · Perda de controle (por supervisionar funcionários demais)
  • · Desrespeito à sua autoridade (ignorarem-lhe as decisões)
  • · Não conseguir dizer não
  • · Falta de ânimo
  • · Erros
  • · Superestimar-se (achando que pode fazer mais do que é possível)
  • · Problemas dos empregados
  • · Não conseguir escutar os outros ou não ser escutado por eles
  • · Atender assuntos urgentes, preterindo os importantes
  • · Responsabilidades confusas
  • · Falta de motivação da equipe
  • · Falta de coordenação
  • · Ficar à espera de decisões
  • · Deficiência no acompanhamento e revisão de tarefas
  • · Ocupar-se mais dos problemas que das oportunidades
  • · Outros

Muitas vezes, pequenas ações corretivas no nosso dia-a-dia são suficientes para aproveitarmos melhor o tempo na nossa vida profissional e pessoal.

Fonte: Matthias Rembert Reinold
Especialista em gestão pela qualidade total (T.Q.C.)