Hábitos básicos como utilizar a agenda de forma plena e trabalhar num espaço organizado podem fazer toda a diferença

Qualquer coisa que você puder fazer para melhorar sua organização fará diferença para a melhoria da sua produtividade, melhor gerenciamento do seu tempo e também para a proteção do seu bolso.

Hábitos básicos como utilizar a agenda de forma plena, usar um sistema de arquivos com classificação adequada, trabalhar num espaço organizado, ter o costume de planejar o trabalho e as tarefas ou ainda utilizar os recursos da tecnologia de forma eficiente podem fazer toda a diferença do mundo, para o seu tempo render mais.

Às vezes escuto as pessoas dizendo "preciso me organizar melhor. Quando tiver um tempo, vou fazer isso". Posso garantir uma coisa: este tempo nunca vai aparecer nem sobrar na sua programação. Ele precisa ser criado por você e isso depende apenas de uma atitude sua.

1. Acorde mais cedo

Coloque o alarme para 15 minutos mais cedo e adiante o seu dia.

2. Planeje o que vai vestir na noite anterior

Deixe a roupa separada e pronta para vestir. Você irá economizar bons minutos do seu dia.

3. Mantenha sua mesa de trabalho organizada

Saber onde estão seus papéis e documentos, e saber onde guardá-los vai economizar bastante tempo ao longo do seu dia. Deixar a mesa limpa e mantendo sobre ela apenas aquilo em que está trabalhando no momento vai ajudar você a manter o foco e terminar as tarefas mais rápido.

4. Mantenha seu computador organizado

Desktop limpo e com poucos ícones, pastas organizadas e arquivos nomeados corretamente ajudam bastante na hora de encontrar o que você precisa, economizando muito tempo ao longo do dia. Organizar as suas pastas de e-mails e manter a caixa de entrada sempre vazia é também fundamental para melhorar a sua produtividade no trabalho.

5. Utilize sua agenda e crie listas de memória

Não tente lembrar as coisas de cabeça. Isso vai aumentar o seu estresse e o risco de você esquecer coisas importantes, que podem gastar inutilmente o seu tempo.

6. Cozinhe o suficiente para 2 refeições

Quando for cozinhar e preparar seus alimentos, procure fazer uma porção maior, depois divida em dois e congele se necessário, economizando assim o tempo na próxima refeição.

7. Concentre suas chamadas telefônicas

Faça uma lista das ligações que tem que fazer, anotando os números de telefone e assuntos. Depois separe um tempo e faça todas as ligações em seqüência. Isso economiza tempo e deixa seu dia mais organizado.

8. Planeje seu dia de trabalho

Ao final de cada dia planeje o dia seguinte. Realoque compromissos e tarefas na sua agenda e tenha claro o que irá fazer. Isso faz com que você vá para casa com a cabeça mais tranqüila, economiza tempo e melhora sua produtividade. Lembre-se: uma hora de planejamento pode economizar até 10 horas de trabalho.

9. Aprenda a utilizar os recursos do seu smartphone

Utilizar a agenda (calendário), o bloco de anotações, o GPS e tantos outros aplicativos de produtividade pode fazer uma incrível diferença na hora de administrar suas tarefas e atividades, dando a você mais controle sobre o uso do seu tempo.

10. Faça as compras pela Internet

Depois de aprender a se organizar para isso e criar este hábito, esta tarefa será rápida e vai economizar muitas horas na sua semana.

Fonte: Administradores, por José Luiz S. Cunha – 25/04/2011