Planejamento, condução e acompanhamento são etapas fundamentais para acabar com desperdício de tempo, diz consultor

Reuniões longas, enfadonhas e pouco produtivas são uma perigosa fonte de desperdício de tempo em qualquer negócio, principalmente os de pequeno porte, em que os recursos são escassos e cada minuto é valioso.

Segundo o especialista em produtividade Christian Barbosa, o segredo para ter reuniões mais eficientes está no cumprimento de três etapas: planejamento, condução e acompanhamento.  “Tem gente que se preocupa com a etapa do meio e esquece as outras”, diz.

Confira, a seguir, dicas do consultor para acabar com as reuniões improdutivas:

1. Evite tratar de muitos assuntos

Ao definir a pauta da reunião, evite incluir itens demasiados. Pode parecer prático, à primeira vista, matar vários coelhos com uma cajadada só, mas na prática isso comprometerá o rendimento da conversa e prejudicará o andamento da reunião. “Quando os assuntos são muito díspares, acabam gerando conversas paralelas e desviando o foco”, diz Barbosa.

2. Defina um objetivo

Em vez de formular a proposta da reunião em temas, procure definir objetivos que deverão ser alcançados ao fim da conversa. “Defina uma ou duas questões devem ser resolvidas quando a reunião terminar”, explica o consultor. Desta forma, é mais fácil conduzir a conversa para o desfecho desejado e evitar divagações.

3. Nomeie um condutor

Em geral, as reuniões são conduzidas por várias pessoas, de acordo com o tema discutido no momento. Conforme o assunto tratado, a liderança temporária passa a um interlocutor diferente. Segundo Barbosa, este não é o arranjo ideal. “Não tem alguém que controla a pauta e o horário, que mantém o foco. Para isso, é necessário designar um condutor”, destaca o especialista.

4. Use o relógio

Um dos papéis do condutor é controlar o tempo da reunião, marcando o ritmo da conversa e evitando que a discussão de cada tópico se estenda além do desejado.  “O ideal é que não ultrapasse duas horas. Mais do que isso, as pessoas perdem atenção”, diz Barbosa. O especialista recomenda manter um cronometro visível para todos participantes, assim todos ficam cientes do tempo que ainda resta para a conclusão.

5. Faça um acompanhamento

Após o fim da reunião, as decisões tomadas e as tarefas designadas a cada participante devem ser enviadas por e-mail a todos. “Não precisa ser uma ata formal, um simples e-mail com os tópicos discutidos e os próximos passos de cada um é suficiente”, explica o consultor. Estabeleça datas para a realização de cada tarefa para que se possa verificar posteriormente se o que foi combinado está sendo cumprido por todos os envolvidos.

Fonte: Exame, por Daniela Moreira – 18/10/2011